人事業務AI導入活用

人事業務における生成AI活用ガイド：業務効率化への第一歩（プロンプト付き）

公開日：2024.10.25

2024年、生成AI技術は私たちの働き方を大きく変えつつあります。特にChatGPTやClaude等のAIチャットボットの登場により、専門的な知識がなくても、誰でも気軽に生成AIを活用できる時代となりました。
あらゆる業務の中でAIを活用できるようになり、もちろん人事部門の業務の中でも業務効率化、改善のため活用することができます。この記事では、人事部門の業務の中でのAI活用について具体的な業務を例にあげながら活用方法をご紹介します。

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人事部門が直面する課題

増大する業務負荷

人事部門の役割は、近年大きく変化しています。従来の労務管理や採用活動に加えて、人的資本経営への対応が求められるようになりました。また、従業員のエンゲージメント向上や多様な働き方への対応など、人事部門が担う責務は年々拡大しています。さらに、デジタルトランスフォーメーションの推進や戦略的な人材育成など、新たな課題にも取り組む必要が出てきています。

人材リソースの制約

このように業務範囲が拡大する一方で、経営環境が厳しさを増す中、人事部門の人員は横ばいか削減傾向にあります。2021年のパーソル総合研究所の調査によると、人事担当者の約60%が人員不足を感じているという現状があります。

※出典：パーソル総合研究所「人事部大研究」
（https://rc.persol-group.co.jp/thinktank/data/hr-department.html）

また、所属する人事部の人事業務の忙しさについての2022年のパーソル総合研究所の調査によると、「人材採用」や「労務管理」の担当者が特に忙しい傾向があり、約8割が「非常に忙しい／忙しい」と回答となっており、人事部門の人材不足と業務負荷は高い傾向にあります。

※出典：パーソル総合研究所「人事部大研究」
（https://rc.persol-group.co.jp/thinktank/data/hr-department2.html）

この状況を改善するためには、新しいテクノロジーを活用した業務効率化が不可欠となっています。AIを使った業務効率化、業務改善も有効的な領域といえます。

お役立ち資料

採用業務AI活用ガイド

この資料でわかること

AI技術を採用業務に活かす方法や事例、シーンごとでの具体的なプロンプトをご紹介。

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なぜ人事部門でAIを活用すべきか

人事部門の業務は、生成AIと非常に相性が良い特徴を持っています。
まず、求人票の作成や研修資料の作成、社内規定の文書化など、定型的な文書作成業務が多く存在します。これらの業務は、生成AIの得意分野であり、効率化の効果が高い領域です。
次に、応募者の経歴書の要約や面接結果の分析、従業員アンケートの分析など、情報の整理・分析が必要な業務があります。生成AIは大量の情報から重要なポイントを抽出し、整理することが得意です。
さらに、社内外とのコミュニケーションも人事部門の重要な業務です。メール文面の作成やフィードバックの文章化、面談準備資料の作成など、コミュニケーション支援ツールとしても生成AIは大きな力を発揮します。

人事部門での生成AIの活用

人事分野において、生成AIは業務効率化から戦略的な意思決定支援まで、幅広い可能性あります。特に注目すべき領域として、採用、研修・育成、評価・フィードバック、労務管理、従業員エンゲージメント向上、そして戦略的人事の6つの分野での活用が期待されています。

採用領域でのAI活用

求人票の作成から応募者の経歴書分析、面接質問の作成まで、採用プロセス全体をサポートすることが可能です。生成AIを活用することで、採用担当者は定型的な文書作成から解放され、候補者とのコミュニケーションや選考の質の向上により多くの時間を割くことができます。また、選考結果のフィードバック作成なども効率化され、応募者体験の向上にも貢献します。
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より詳しい採用領域でのAI活用ガイドをご紹介していますので、こちらもご参考にしてください。
＞＞採用業務におけるAI活用ガイド

研修・育成でのAI活用

個々の従業員のニーズや組織の目標に合わせたカスタマイズされた研修プログラムの設計が可能になります。研修資料やマニュアルの作成、eラーニングコンテンツの生成など、教育コンテンツの作成を効率化しながら、質の高い学習機会を提供することができます。特に、個人別の育成計画策定においては、各従業員のスキルや経験を考慮した最適な学習パスを提案することが可能です。

人事評価・フィードバックでのAI活用

生成AIは評価者をサポートし、より客観的で建設的なフィードバックの実現に貢献します。評価面談の準備資料作成や、フィードバックコメントの作成支援を通じて、評価プロセスの質を向上させながら、評価者の負担を軽減することができます。また、評価結果の分析やレポート作成においても、データに基づいた示唆を提供することが可能です。

労務管理でのAI活用

就業規則や社内規定の更新、各種申請書類のチェック、労務相談への回答案作成など、コンプライアンスに関わる重要な業務をサポートします。特に法令改正への対応において、生成AIは最新の法令情報を踏まえた文書の更新や、影響範囲の分析を支援することができます。

従業員エンゲージメントでのAI活用

従業員サーベイの分析や個別面談の準備・記録、コミュニケーション施策の立案など、データに基づいた施策の実現をサポートします。従業員の声を適切に理解し、タイムリーな対応を行うことで、組織の活性化に貢献することができます。

人事戦略でのAI活用

人材配置の最適化提案や採用計画の策定支援、人材育成戦略の立案など、中長期的な視点での意思決定をサポートします。経営戦略との連携を強化しながら、組織の持続的な成長を支える人材戦略の実現に貢献することが期待されています。

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生成AIの導入にあたっての基礎知識と注意点

基本的な知識

生成AIを効果的に活用するためには、いくつかの基本的な概念を理解しておく必要があります。

プロンプト：AIへの指示文のことです。どのような結果を得たいのか、AIに明確に伝えるための文章です。
トークン：AIが処理できる文字数の単位です。文章の長さや複雑さを測る指標として使用されます。
コンテキスト：会話の文脈を指します。AIとの対話において、前後の文脈を適切に維持することで、より正確な結果を得ることができます。

プロンプトエンジニアリングの基礎

効果的な結果を得るためには、適切なプロンプトの作成が重要です。まず、AIへの指示は具体的である必要があります。「良い文章を書いて」ではなく、「新入社員向けの歓迎メールを、温かみのある口調で300字程度で作成して」というように具体的に指示します。また、目的や背景を明確に伝えることで、より適切な結果を得ることができます。期待する出力形式を指定し、必要な制約条件を明確にすることも重要です。

効果的なプロンプトを設計するコツ

効果的なプロンプトを設計するためには、以下のような原則を考慮すると良い結果が得られやすくなります。

具体的で明確な指示
‍・なぜ重要か：プロンプトが具体的であればあるほど、AIはあなたの意図を正確に理解しやすくなります。明確に求める内容を伝えると、期待する情報が得られやすくなります。
・どうするか：回答の長さ（例：「100文字以内」）、形式（例：「リスト形式」や「箇条書き」）、回答に含める具体的な項目（例：「3つのメリットとデメリット」）などを指示に含めましょう。
・例：「新製品のメリットとデメリットを3つずつ挙げ、各ポイントを100文字以内で説明してください。」
背景情報と前提条件の提示
‍・なぜ重要か：AIがプロンプトの文脈を理解して回答を出すには、ターゲットや状況、目的などの背景が重要です。前提条件を提示することで、意図した内容に沿った回答が得られます。
・どうするか：対象となる読者や状況（例：「ビジネスマン向け」や「学生向け」）、解説のトーン（例：「カジュアルなトーンで説明」）を含めましょう。具体的な背景情報を提供することで、AIの回答に具体性が増します。
・例：「リスキリングに関心のある企業向けに、その重要性と導入の手順についてカジュアルなトーンで解説してください。」
意図するトーンやスタイルの指定
・なぜ重要か：同じ内容でも、カジュアルなトーンとフォーマルなトーンでは印象が異なります。文章のスタイルやトーンを指定することで、ターゲットに応じた適切な回答を得られやすくなります。
・どうするか：トーンやスタイルの具体例（例：「専門的」、「親しみやすい」、「ビジネスライク」）を指示に含めます。また、読者層に適したスタイルを考慮することも効果的です。
・例：「経営層向けにフォーマルなトーンでリスキリングのメリットを説明してください。」
簡潔さとシンプルさ
‍・なぜ重要か：AIが内容を正確に理解するためには、指示が簡潔で無駄がないことが重要です。長すぎる指示は、AIの解釈を曖昧にしたり、不要な内容を含む回答を引き出す可能性があります。
・どうするか：プロンプトを作成するときには、重要な情報のみを残し、不要な情報や複雑な表現は削除します。短くシンプルなプロンプトの方が、AIにとっても理解しやすくなります。
・例：「300文字以内で、リスキリングの必要性について簡潔に説明してください。」これらの原則を意識することで、より精度が高く、意図に沿ったプロンプトを設計しやすくなります。また、プロンプト設計のスキルは、反復的な試行錯誤を通して向上していきます。

利用上の注意点

生成AIを活用する際は、セキュリティやコンプライアンスにも十分な注意が必要です。機密情報は決して入力せず、生成された内容は必ず人間が確認する必要があります。著作権への配慮も重要です。AIが生成した文章をそのまま使用する場合は、著作権上の問題がないか確認してください。また、個人情報の取り扱いには特に注意が必要です。会社ごとでの運用ルールを定める必要もありますが、段階的な活用を行う場合はスピード感が持てずなかなか導入活用に至らない事例も多くあります。経済産業省主催の「デジタル時代の人材政策に関する検討会」のレポートの中でも段階的な導入を行うのではなく、各工程を常時更新しながら全体を最適化することを薦められています。

※出典：「第19回デジタル時代の人材政策に関する検討会」株式会社ビービット発表
（https://www.meti.go.jp/shingikai/mono_info_service/digital_jinzai/pdf/019_02_00.pdf

まずは、個人情報を含まない形での利活用を行い、徐々にルールを整備していくこともできます。

実践的なプロンプト活用例

人事領域である、採用、研修、労務における活用事例とChatGPTやClaude等のAIチャットボットで使える具体のプロンプトをご紹介します。身近な業務から活用してください。

採用関連のAI活用例

・求人票の作成
採用業務では、まず求人票の作成で生成AIを活用できます。職種の特徴や必要なスキル、求める人物像を指定することで、魅力的な求人票の素案を作成できます。特に、複数の職種で同時に採用を行う場合、効率的に求人票を作成できます。
‍プロンプト：

以下の要件で、求職者の興味を引く魅力的な求人票を作成してください：
‍
【職種】

【必要なスキル】
-

【求める人物像】
-

【特徴】
-

形式：見出し→本文→募集要件の順で構成してください。
文体：親しみやすく、かつ専門性が伝わる表現を使用してください。

入力例：

以下の要件で、求職者の興味を引く魅力的な求人票を作成してください：
‍
【職種】
バックエンドエンジニア

【必要なスキル】
- Python, Djangoでの開発経験3年以上
- SQLデータベースの設計・運用経験
- API設計の経験

【求める人物像】
- チームでの開発を楽しめる方
- 新しい技術への興味関心が高い方

【特徴】
- フルリモート可
- フレックスタイム制
- 年間休日125日

形式：見出し→本文→募集要件の順で構成してください。
文体：親しみやすく、かつ専門性が伝わる表現を使用してください。

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研修関連のAI活用例

・研修企画書の作成
研修企画では、目的、対象者、期待する効果などを明確にした企画書が必要です。生成AIを使用することで、ポイントを押さえた企画書を効率的に作成できます。
‍プロンプト：

以下の内容で研修企画書を作成してください：

【研修テーマ】

【対象者】
（名程度）

【目的】
-

必要な項目：
1.

形式：ビジネス文書形式（A4 2-3ページ程度）

入力例：

以下の内容で研修企画書を作成してください：

【研修テーマ】
若手管理職向けリーダーシップ研修

【対象者】
昇進後1年以内の主任・課長クラス（20名程度）

【目的】
- マネジメントの基礎知識の習得
- リーダーシップスキルの向上
- メンバーとの関係構築力の強化
‍
必要な項目：
1. 研修の背景と目的
2. 期待される効果
3. 研修プログラム概要（1日間）
4. タイムスケジュール
5. 準備物・必要機材
6. 成果測定方法
7. 概算予算

形式：ビジネス文書形式（A4 2-3ページ程度）

労務関連のAI活用例

・就業規則の条文改定
就業規則の改定では、法令順守と分かりやすい表現の両立が求められます。生成AIを活用することで、現代的で明確な表現への更新を効率的に行えます。
‍プロンプト：

以下の就業規則の条項を、現代的でわかりやすい表現に改定してください：

【現行の条文】

【改定のポイント】
-

要件：

入力例：

以下の就業規則の条項を、現代的でわかりやすい表現に改定してください：

【現行の条文】
第○条従業員は、別段の定めのある場合を除き、始業時刻より終業時刻まで勤務しなければならない。

【改定のポイント】
- フレックスタイム制を導入する
- リモートワークに対応する- 労働時間の柔軟な調整を可能にする

要件：
1. 法令に準拠した表現であること
2. わかりやすい日本語であること
3. 具体的な事例を注釈として入れること
4. 適用範囲を明確にすること

まとめ

生成AIは人事業務の効率化に大きな可能性を秘めています。単純な業務自動化だけでなく、より戦略的な人事施策の立案・実行をサポートするツールとして活用することで、人事部門の価値向上に貢献できます。
ただし、AIはあくまでもツールであり、最終的な判断や決定は人間が行う必要があります。適切な活用方法を理解し、業務改善のきっかけとして活用していくことが重要です。
今後は、より専門的な人事向けAIツールの登場や、AIと人事実務の融合による新しい働き方の確立が期待されます。また、戦略的人事施策の立案・実行支援など、より高度な活用も可能になるでしょう。人事部門がAIを効果的に活用することで、より価値の高い業務に注力できる環境を整えていくことができます。

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